Conference Call Tips & Tricks
Hieronder hebben wij enkele tips voor u verzameld deze helpen u
beter voor het houden van een effectieve Conference Call.
Voorbereiding van de Conference Call
- Informeer uw deelnemers tijdig wanneer de
vergadering plaats vindt en welk nummer er gebeld moet worden. Voor
1850 Soms is dit 0900-1855.
- Communiceer duidelijk de PINcode die gebruikt moet
worden.
- Stuur de agenda en de vergaderstukken tijdig rond.
- Structureer de vergadering en geef bij de agenda aan wat de
bespreek- of beslispunten zijn.
- Voorkom storende achtergrond geluiden.
- Geef een back-up nummer door die gebeld kan worden als de
verbinding wegvalt.
Tijdens de Conference Call
- Zorg dat iedereen op tijd inbelt.
- Laat alle deelnemers zichzelf kort voorstellen.
- Voordat u iemand iets vraagt, noem zijn/haar naam.
- Probeer de gesprekken kort en gefocussed te houden.
- Als de groep groot is, zeg dan je eigen naam, voor je begint te
spreken.
- Probeer alle deelnemers aan het woord te laten komenkomen.
- Geef na elk onderwerp een korte samenvatting. Een rondvraag kan
helpen om nog openstaande vragen te beantwoorden.
Na de Conference Call
- Geef een korte samenvatting van de discussies en
besluiten.
- Plan alvast een volgende meeting in met alle deelnemers.
- Stuur na afloop de notulen van de vergadering zo snel mogelijk
rond.
|
|
|