Conference Call Tips & Tricks

Hieronder hebben wij enkele tips voor u verzameld deze helpen u beter voor het houden van een effectieve Conference Call.

Voorbereiding van de Conference Call

Informeer uw deelnemers tijdig wanneer de vergadering plaats vindt en welk nummer er gebeld moet worden. Voor 1850 Soms is dit 0900-1855.
Communiceer duidelijk de PINcode die gebruikt moet worden.
Stuur de agenda en de vergaderstukken tijdig rond.
Structureer de vergadering en geef bij de agenda aan wat de bespreek- of beslispunten zijn.
Voorkom storende achtergrond geluiden.
Geef een back-up nummer door die gebeld kan worden als de verbinding wegvalt.

Zorg dat iedereen op tijd inbelt.
Laat alle deelnemers zichzelf kort voorstellen.
Voordat u iemand iets vraagt, noem zijn/haar naam.
Probeer de gesprekken kort en gefocussed te houden.
Als de groep groot is, zeg dan je eigen naam, voor je begint te spreken.
Probeer alle deelnemers aan het woord te laten komenkomen.
Geef na elk onderwerp een korte samenvatting. Een rondvraag kan helpen om nog openstaande vragen te beantwoorden.

Geef een korte samenvatting van de discussies en besluiten.
Plan alvast een volgende meeting in met alle deelnemers.
Stuur na afloop de notulen van de vergadering zo snel mogelijk rond. Met 1850 Vaak kunt u gratis een opname van het hele gesprek downloaden.